Automatiser
Certaines actions suivent toujours le même chemin : une information arrive, elle doit être traitée, transmise, enregistrée ou déclencher une nouvelle étape.
Lorsque ce fonctionnement est suffisamment clair, une partie de son exécution peut être automatisée tout en conservant votre contrôle là où il est nécessaire.
Votre situation
L’automatisation devient pertinente lorsque certaines actions suivent des règles suffisamment stables pour ne plus nécessiter la même intervention à chaque fois.
Lorsqu’une information arrive ou qu’un événement se produit, vous devez penser vous-même à lancer l’étape suivante.
Des données reçues dans un outil, un formulaire ou un message doivent ensuite être saisies ou reportées ailleurs.
Les données existent déjà, mais vous devez encore les reprendre manuellement pour préparer un document, un email ou un compte rendu.
Relances, échéances ou actions à effectuer nécessitent une vérification régulière pour éviter les oublis.
Une demande ou un dossier suit un chemin relativement stable, mais chaque étape doit encore être déclenchée manuellement.
Certaines actions fonctionnent seules, tandis que d’autres nécessitent encore des manipulations intermédiaires ou des vérifications dispersées.
Avant d’automatiser
Pour automatiser une action, il faut pouvoir définir ce qui la déclenche, ce qui doit se passer ensuite et les situations dans lesquelles une intervention humaine reste nécessaire.
Qu’est-ce qui indique que l’action doit commencer ?
Que doit-il se passer lorsque cette situation se produit ?
Dans quels cas le fonctionnement habituel ne doit-il pas s’appliquer ?
À quel moment une personne doit-elle vérifier, valider ou décider ?
Une automatisation fiable ne consiste donc pas seulement à définir ce que le système doit faire, mais aussi quand il doit s’arrêter ou demander une intervention.
Deux niveaux
Le niveau d’automatisation dépend du fonctionnement à simplifier. Certaines situations concernent une action isolée ; d’autres nécessitent de faire avancer plusieurs étapes de manière coordonnée.
Réduire les interventions manuelles sur des actions simples, fréquentes et clairement définies.
Faire avancer un dossier ou un processus comportant plusieurs étapes, règles et points de contrôle.
Comment ça fonctionne
Quelque chose se produit : une demande arrive, un statut change ou une échéance est atteinte.
Les informations nécessaires sont récupérées ou préparées.
Le système détermine quelle action prévue correspond à la situation.
Une tâche est exécutée, une information transmise ou une nouvelle étape déclenchée.
Une personne peut vérifier, valider ou reprendre la main lorsque le fonctionnement le nécessite.
Le contrôle humain n’intervient pas nécessairement à la fin : il peut être prévu avant une action, entre deux étapes ou lorsqu’une situation sort du cadre.
Garder le contrôle
Certaines étapes gagnent à être exécutées automatiquement. D’autres nécessitent un jugement, une validation ou simplement une relation humaine.
Lorsqu’une situation nécessite un arbitrage plutôt que l’application d’une règle prévisible.
Lorsqu’une action importante doit être vérifiée avant d’être envoyée ou exécutée.
Lorsqu’un dossier sort du fonctionnement prévu et nécessite une analyse particulière.
Lorsque la qualité de la relation, de l’écoute ou de la négociation apporte une valeur que l’automatisation ne remplace pas.
Le bon niveau d’automatisation est celui qui réduit les interventions inutiles sans supprimer celles qui comptent.
Concrètement
Choisissez un secteur pour découvrir un exemple de situation.
Exemple de situation
Le point de départ
Une intervention terminée nécessite ensuite la préparation d’un compte rendu, l’envoi d’informations au client et parfois une action de suivi.
Automatisation possible
Les informations collectées sur le terrain peuvent alimenter les documents et déclencher les étapes prévues, avec validation avant envoi lorsque nécessaire.
Avant d’aller plus loin
Si les étapes changent constamment, si les informations sont dispersées ou si personne ne sait clairement qui doit faire quoi, automatiser risque surtout de reproduire ces difficultés plus rapidement.
Dans ce cas, le besoin n’est pas d’abord d’automatiser davantage, mais de clarifier le fonctionnement à organiser.
Une réponse transversale
Une automatisation utile dépend autant de la compréhension du fonctionnement que de sa mise en œuvre.
Clarifier le besoin, les règles, les priorités et les étapes avant de décider ce qui doit être automatisé.
Découvrir l’expertise StratégieRelier certains points de contact externes au fonctionnement interne lorsque des demandes ou informations doivent ensuite être traitées.
Mettre en place les actions, transmissions et processus qui peuvent fonctionner avec moins d’interventions manuelles.
Découvrir l’expertise AutomatisationVotre fonctionnement
Vous n’avez pas besoin de savoir comment construire l’automatisation. Partons du fonctionnement actuel, des actions qui se répètent et des moments où votre intervention reste réellement nécessaire.
