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Organismes de formation

Un parcours plus fluide autour de chaque session de formation.

Avant une session, il y a les demandes, les inscriptions, les informations et les documents. Après, les questionnaires, les attestations et le suivi. Pour chaque participant, ce sont autant de petits échanges à préparer, envoyer et retrouver.

L’objectif n’est pas d’automatiser la formation, mais de rendre ce parcours plus simple à suivre, pour votre équipe comme pour vos participants.

Voir le parcours d’une sessionParler de mon organisme

Autour d’une session

Une formation ne s’arrête pas à la salle : tout un parcours l’entoure.

Chaque organisme fonctionne à sa façon : ce parcours est une illustration. Ce qu’on y retrouve souvent, c’est qu’une petite friction se répète pour chaque participant, puis pour chaque session.

  1. Avant la session

    1. Demande d’information

      Les questions arrivent par plusieurs canaux et trouvent des réponses plus ou moins régulières.

    2. Pour chaque participant

      Inscription

      Les mêmes informations sont saisies, puis reprises dans plusieurs documents.

    3. Pour chaque participant

      Documents

      Lorsqu’une information ou un document manque, la relance se fait souvent participant par participant.

    4. Pour chaque participant

      Convocation et rappels

      Préparés, envoyés et rappelés à la main, au bon moment pour chacun.

  2. Pendant

    1. Session

      L’équipe est mobilisée : ce qui n’a pas été préparé avant attend la fin de la journée.

  3. Après la session

    1. Pour chaque participant

      Questionnaire

      À envoyer au bon moment, puis à relancer et à retrouver.

    2. Pour chaque participant

      Attestation et suivi

      Selon le parcours, certains documents restent à préparer, valider, classer ou retrouver par la suite.

Ce qui doit circuler

Plusieurs personnes, une même information.

Selon l’organisme, tout le monde n’est pas concerné. Mais chacun a besoin de la bonne information au bon moment.

Le participant
Savoir où il doit être, quand, et avec quelles informations ou quels documents.
L’équipe administrative
Savoir qui est inscrit, qui a répondu et ce qui reste à compléter.
Le formateur ou le responsable
Retrouver, avant la session, les informations utiles et les cas particuliers.
L’entreprise cliente, le cas échéant
Recevoir les informations qui la concernent, sans avoir à les redemander.

Ce qu’on peut simplifier

Quatre façons d’alléger le parcours.

Informer et inscrire plus simplement

Principe

Répondre aux demandes de façon régulière et recueillir une seule fois les informations utiles à l’inscription.

Ce que ça change

Moins de questions à reposer, moins de ressaisies dès le départ.

Exemples

  • Réponse aux demandes d’information
  • Présentation claire de l’offre et des modalités
  • Formulaire d’inscription
  • Informations utiles recueillies d’emblée

Une présentation claire de votre offre compte avant tout : le reste de la visibilité peut venir ensuite, selon vos besoins.

Faire circuler informations et documents

Principe

Saisir une information une seule fois et s’en servir partout : documents, listes, messages.

Ce que ça change

Moins de ressaisies et moins de pièces à retrouver.

Exemples

  • Informations centralisées
  • Documents préparés à partir des informations connues
  • Suivi des informations ou documents reçus et manquants
  • Relance lorsqu’un élément nécessaire manque

Communiquer au bon moment

Principe

Préparer les messages qui reviennent et décider quand ils partent.

Ce que ça change

Chaque participant reçoit la bonne information au bon moment, sans devoir tout relancer à la main.

Exemples

  • Convocation
  • Rappel avant la session
  • Questionnaire après la session
  • Document préparé puis validé avant envoi

Garder une vue d’ensemble

Principe

Voir, session par session, où en est chacun et ce qui attend encore une action.

Ce que ça change

Savoir ce qui attend une action et retrouver une information sans chercher.

Exemples

  • Suivi par session
  • Éléments restant à compléter
  • Alerte sur les situations particulières
  • Indicateurs de suivi simples

Automatiser si utile

Automatiser certaines étapes, pas la formation.

On part du parcours tel que vous le vivez, avec vos propres règles. Ensuite seulement, on automatise ce qui est répétitif et prévisible, en laissant à votre équipe ce qui demande du jugement.

Des gestes simples

  • Convocation préparée  envoi et rappel
  • Information ou document manquant  relance
  • Questionnaire  envoi au bon moment

Un enchaînement

  1. Inscription
  2. collecte des informations
  3. préparation des documents
  4. convocation
  5. rappels
  6. questionnaire
  7. document finalÀ valider

Restent humains : les décisions, les cas particuliers, les validations et tout ce qui relève de la pédagogie.

Comment on avance

On part du parcours tel qu’il existe.

L’objectif n’est pas d’ajouter un logiciel, mais de rendre votre parcours plus simple à tenir.

  1. Comprendre le parcours

    De la première demande jusqu’au suivi.

  2. Repérer

    Ce qui se ressaisit, attend ou se répète.

  3. Choisir par où commencer

    Ce qui apporte le plus pour le moins d’effort.

  4. Mettre en place

    Par étapes, puis ajuster.

Pour aller plus loin

Selon votre priorité, partez d’un besoin.

Votre organisme

Partons du parcours tel que vous le vivez aujourd’hui.

Parlez⁠-⁠moi de ce qui circule entre une première demande et la fin d’une session : les informations ressaisies, les éléments à relancer, les étapes qui reviennent pour chaque participant. Vous n’avez pas besoin de savoir quoi automatiser.

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